CONCEPTO Y TERMINOLOGÍA DE BASES DE DATOS:
Excel permite al usuario trabajar con tablas de información que contengan por ejemplo; nombres, direcciones, telefonos, etc. Estas tablas están distribuidas mediante filas y columnas, si nos referimos a bases de datos, las filas, se denominan registros, las columnas, campos, y la tabla será la base de datos o también se le suele llamar lista.
En las bases de datos de Excel, se nos permite incluir datos, modificarlos y consultarlos. Para tratamientos más complejos con las bases de datos, existe dentro de la suite Office, el Access.
Las listas o bases de datos en Excel no pueden contener columnas ni filas en blanco ya que el programa lo detectaría como el final de la lista.
Los nombres de los campos sólo pueden ocupar una celda (no se pueden poner en celdas combinadas)
ORDENAR REGISTROS:
Los datos de una base de datos se ordenan de la misma forma que cuando lo hacíamos en el apartado Ordenación de datos por una o varias columnas del título Listas o series de datos, dado que una base de datos también es una lista. Seleccionaríamos de la base de datos el campo por el cual deseamos ordenar los registros de la base de datos y activaríamos la opción de ordenación deseada.
AÑADIR, ELIMINAR, MODIFICAR Y BUSCAR DATOS:
Es necesario en excel establecer encabezados en las columnas(campos) de la base de datos ya que los tomará como etiquetas (marcados en rojo):
Ahora ya estará el botón disponible en la barra de inicio rápido:
Nuevo: Introducir un nuevo registro.
Eliminar: Un registro existente.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados:
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al registro siguiente.
Criterios: Para aplicar un filtro de búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.
Vídeo demostración de añadir, eliminar, modificar y buscar datos
Es necesario en excel establecer encabezados en las columnas(campos) de la base de datos ya que los tomará como etiquetas (marcados en rojo):
Ahora ya tenemos la lista preparada, para poder insertar, eliminar, modificar y buscar datos lo primero que tenemos que hacer es abrir el formulario de datos, esta opción no está disponible en la cinta de opciones por lo que la podemos añadir a la barra de inicio rápido, para ello pincharemos en el botón de Office, clic en el botón Opciones de Excel (marcado en rojo) y ahí pincharemos en el botón personalizar (marcado en verde), se nos abrirá otra ventana, donde seleccionaremos (donde esta remarcado en azul) Comandos que no están en la cinta de opciones, buscamos Formulario y pulsamos en el botón agregar, se nos añadirá en el cuadro de la derecha, podemos indicarle si deseamos que solo esté en la barra de inicio rápido para este documento, o para todos (en la zona marcada en amarillo), por ultimo pulsaremos sobre el botón aceptar.
Si pinchamos sobre el icono de formulario nos mostrará la ventana del mismo:
Donde permitirá con el botón :
Nuevo: Introducir un nuevo registro.Eliminar: Un registro existente.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados:
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al registro siguiente.
Criterios: Para aplicar un filtro de búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.
Vídeo demostración de añadir, eliminar, modificar y buscar datos
IMPORTAR DATOS A EXCEL:
Podemos indicarle si el texto importado tiene los Campos delimitados por ;, tabuladores, etc, para que Excel detecte donde comienza y finaliza el campo.
Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar.
Y también podemos decidir el Origen del archivo.
Si todos los datos están correctos pulsariamos sobre el botón siguiente.
Si necesitamos trabajar en Excel con datos que tenemos en otras aplicaciones, podemos copiar nuevamente esos datos en Excel con la pérdida de tiempo que supone o elegir entre las siguientes opciones:
Usando el portapapeles, es decir si copiamos desde la aplicación donde tenemos los datos y elegimos en Excel la opción pegar o pegado especial, visto en el apartado Pegado especial del título Edición y formato a datos.
O importar datos de otro archivo que no sean necesariamente archivos Excel, esta opción es más rápida y menos laboriosa que la anterior, pero pueden surgir inconvenientes como:
Que el formato no se ajuste al original.
Las fórmulas no se traduzcan de forma correcta.
Las funciones o formulas que no entienda no las copie.
De todas formas es una opción realizar la importación y en caso que no resulte bien nos quedará poder utilizar el portapapeles y cuadrar posteriormente de forma manual los datos.
Si deseamos importar texto , entraremos dentro de la ficha datos y del grupo obtener datos externos elegiríamos la opción que necesitemos dependiendo del tipo de archivo del cual deseemos obtener los datos:
También podemos realizar la importación, entrando en el botón de Office, Abrir y donde pone tipo de datos, seleccionamos Todos los archivos (*.*).
Con ambas opciones nos aparece el cuadro de diálogo de búsqueda típico donde tendremos que cargar el archivo a importar y pulsaremos sobre el botón importar.
En la ventana del Asistente para importar texto, aparecen varias opciones:
Podemos indicarle si el texto importado tiene los Campos delimitados por ;, tabuladores, etc, para que Excel detecte donde comienza y finaliza el campo.
Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar.
Y también podemos decidir el Origen del archivo.
Si todos los datos están correctos pulsariamos sobre el botón siguiente.
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