SUBTOTALES:
Se nos abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Donde en:
Para cada cambio en: Indicaremos la columna por la que deseamos crear el subtotal.
Usar función: Permite establecer la operación a realizar con los subtotales (son las mismas que para la función subtotales vistas en el apartado de funciones matemáticas). .
Agregar subtotal a: para indicar a que columna se le aplicará la operación de subtotal.
Vídeo demostración de subtotales.
Consiste en añadir de forma automática debajo de los datos, la operación de cálculo que le indiquemos como( promedio, contar datos, maximo, mínimos, producto, suma, etc ), funciona exactamente igual que la función Subtotales() vista en el apartado de funciones Matemáticas.
Para realizar los subtotales, primero nos colocaríamos dentro del rango de datos de los cuales vamos a partir para crear subtotales, entraríamos en la ficha Datos, ahí, dentro del grupo Esquema, pulsaría sobre el botón Subtotal:
Donde en:
Para cada cambio en: Indicaremos la columna por la que deseamos crear el subtotal.
Usar función: Permite establecer la operación a realizar con los subtotales (son las mismas que para la función subtotales vistas en el apartado de funciones matemáticas). .
Agregar subtotal a: para indicar a que columna se le aplicará la operación de subtotal.
Vídeo demostración de subtotales.
ESQUEMATIZAR UNA HOJA DE EXCEL:
Un esquema es un resumen con los conceptos más importantes de un documento. En Excel, los datos que se encuentren en el esquema deben estar dentro de un rango, donde los datos que se van a incluir en un esquema deben estar en un rango y cada columna tiene un rótulo en la primera fila, el rango no debe conterner filas ni columnas en blanco.
Un esquema es un resumen con los conceptos más importantes de un documento. En Excel, los datos que se encuentren en el esquema deben estar dentro de un rango, donde los datos que se van a incluir en un esquema deben estar en un rango y cada columna tiene un rótulo en la primera fila, el rango no debe conterner filas ni columnas en blanco.
Los esquemas permiten expandir o contraer lo que se visualizará en la hoja de cálculo, así podremos ver la información de la hoja con más o menos detalle. Un esquema en Excel puede tener con varios niveles de filas o columnas que se pueden colocar en cualquier parte de la hoja de cálculo.
Los símbolos que se muestran en el esquema que sirven para contraer o expandir son (-) y (+).
Antes de crear un esquema debemos:
- Establecer los datos con una estructura por niveles y ordenados de forma que las filas que vayan a agruparse estén juntas, para no mezclar información.
- En una hoja sólo podemos incluir un esquema, si queremos tener otro esquema de los mismos datos, entonces copiaremos los datos a otra hoja.
Existen dos formas de crear un esquema en Excel:
1.- AUTOMÁTICA:
Vídeo demostración de Autoesquema.
Es la mejor opción ya que tardaremos menos que si lo hacemos de forma manual, pero tendremos que tener en cuenta que la fila de sumarios tienen que estar por encima o por debajo de los datos pero nunca en medio, al igual que las columnas deberán estar a la dercha o izquierda pero nunca en medio es decir los datos tienen que estar bien estructurados, por ejemplo:
Como ya tenemos los subtotales en las filas y columnas marcadas en naranja, pasaremos a realizar el esquema que en este ejemplo puede ser tanto de columnas como de filas ya que los subtotales por trimestre están en columnas y los de las dos comunidades autónomas (Extremadura y Andalucía) en filas.
Para realizar el esquema entraremos en la ficha Datos y desplegamos del grupo Esquema, el botón Agrupar:
Seleccionaremos la opción Autoesquema, y Excel nos generará los niveles de esquemas como en el siguiente ejemplo:
Si nos fijamos tanto en la cabecera de las columnas como en la de las filas aparecen unas líneas y el signo (-), al pulsar sobre cualquiera de los signos lo que nos hace es contraer los datos de esa columna o fila, nos aparecerá el signo (+) donde antes había un (-), al pulsar sobre el signo (+), lo que nos hará será expandir esos datos.
Hay casos en que el autoesquema no funciona como desearíamos, en el anterior, nos lo realiza bien para las columnas pero en el caso de las filas, lo adecuado hubiese sido que se crease una línea para la comunidad autónoma de Extremadura y otra para la comunidad autónoma de Andalucía y si nos fijamos esto no es así, cuando el autoesquema no realice lo que pretendemos siempre podemos crear un esquema manual.
2.- ESQUEMA DE FORMA MANUAL:
Lo primero que haremos será eliminar el esquema anterior, para ello entraremos de la ficha Datos, grupo Esquema, desplegamos el menú de la opción Desagrupar;
Y tenemos dos opciones, Borrar esquema, que nos elimina todas las marcas y también podemos elegir Desagrupar..., que nos permitirá seleccionar las filas o columna a desagrupar, en el caso que nos ocupa desagruparíamos las filas que es lo que no me ha realizado de forma correcta.
Pasaremos ahora a crear el esquema de forma manual para las filas ya que con el autoesquema no nos lo realiza de forma adecuada:
Para realizar el esquema manual marcaríamos las filas a agrupar, entrariamos en la ficha Datos y desplegamos del grupo Esquema, el botón Agrupar, tendremos que realizar la operación tantas veces como agrupaciones deseemos, pero también podemos seleccionar y posteriormente pulsando las teclas Alt+Shift+ flecha-cursor-derecha nos realizaría la agrupación.
EJERCICIOS DE LA UNIDAD
0 comentarios:
Publicar un comentario